Bijkomende kosten bovenop de basisfee
Assessments (€500–€2.000/kandidaat) en reiskosten (€5.000–€15.000) zijn vrijwel nooit inbegrepen.
Psychometrische tests, externe referentiechecks en reiskosten bij internationale searches worden doorgaans apart gefactureerd. Bij een shortlist van vier kandidaten lopen alleen al de assessmentkosten op tot €8.000. Vraag vooraf een volledig kostenoverzicht inclusief bijkomende posten.
Vraag dit aan het bureau: 'Kunnen jullie een volledig kostenoverzicht geven inclusief assessments, referentiechecks en reiskosten?'
Exclusiviteit en opzeggingskosten
Bij voortijdige beëindiging kan het volledige bedrag verschuldigd blijven, ook zonder plaatsing.
Bureaus hanteren uiteenlopende opzeggingsregelingen. Sommige rekenen bij intrekking het totale bedrag; anderen rekenen slechts één navolgende termijn. Onderhandel over een mildere opzeggingsclausule vóór ondertekening en leg deze schriftelijk vast.
Vraag dit aan het bureau: 'Wat zijn de financiële gevolgen als wij de opdracht halverwege intrekken?'
Garantie-uitsluitingen
Sommige garanties gelden alleen bij ontslag door de werkgever, niet bij vrijwillig vertrek van de kandidaat.
De standaard garantietermijn is 6–12 maanden en betreft vrijwel altijd een kosteloze vervangende search, geen restitutie van de retainer. Reorganisatie, functiewijziging of onbetaalde facturen kunnen de garantie doen vervallen. Lees de uitsluitingsgronden zorgvuldig.
Vraag dit aan het bureau: 'Welke omstandigheden activeren de garantie en welke sluiten haar uit?'
Impliciete fee-indexatie via salarisgroei
Fees als percentage van het jaarsalaris stijgen automatisch mee met salarisinflatie.
Met CAO-loonstijgingen boven 6% in 2024 betekent een procentuele fee een aanzienlijke kostenstijging zonder formele wijziging van de afspraak. Leg de berekeningsbasis (inclusief of exclusief vakantiegeld en bonus) schriftelijk vast. Overweeg een fixed fee bij langlopende preferred supplier agreements.
Vraag dit aan het bureau: 'Op welk salarisbedrag wordt de fee berekend en is vakantiegeld of bonus inbegrepen?'
WNT-plafond in de (semi)publieke sector
Het WNT-maximum van €262.000 in 2026 legt een indirect plafond op executive search fees.
De Wet Normering Topinkomens stelt een bezoldigingsmaximum voor topfunctionarissen in de (semi)publieke sector. Bij interim-topfunctionarissen tellen werving- en selectiekosten mee in de WNT-berekening. Controleer of de positie onder de WNT valt en welke sectorale norm van toepassing is.
Vraag dit aan het bureau: 'Hoe berekenen jullie de fee bij een WNT-plichtige positie en welke sectorale norm hanteren jullie?'
BTW op alle fees
Op alle executive search fees is 21% btw van toepassing; reken hier altijd mee.
Gepubliceerde tarieven zijn vrijwel altijd exclusief btw. Op een fee van €54.000 komt €11.340 aan btw, wat de totale factuur op €65.340 brengt. Controleer altijd of gepubliceerde tarieven exclusief of inclusief btw zijn.
Vraag dit aan het bureau: 'Zijn jullie gepubliceerde tarieven exclusief of inclusief btw?'
Administratiefee bij internationale bureaus
Sommige internationale bureaus rekenen een administratiefee van 10–12% bovenop de basisfee.
Deze toeslag wordt niet altijd proactief vermeld en kan de totale kosten substantieel verhogen. Vraag expliciet of er een overhead-toeslag van toepassing is naast het gepubliceerde fee-percentage.
Vraag dit aan het bureau: 'Is er een administratiefee of overhead-toeslag van toepassing naast het fee-percentage?'