Berekeningsbasis van de fee
Welke looncomponenten meetellen bepaalt de uiteindelijke fee: vakantiegeld, 13e maand, bonus en leaseauto kunnen duizenden euro's schelen.
Bureaus rekenen soms over 12 maanden plus vakantiegeld (factor 1,08), soms inclusief 13e maand (factor 1,1667), soms inclusief vaste bonus of leaseautowaarde. Bij een bruto maandsalaris van €5.000 maakt het verschil tussen alleen vakantiegeld en vakantiegeld plus 13e maand bij 25% fee al €1.250 extra.
Vraag dit aan het bureau: 'Welke looncomponenten tellen mee in de fee-berekening: alleen 12 × bruto maandsalaris plus vakantiegeld, of ook 13e maand, bonus of leaseauto?'
Introductie-clausule (nawerkingsperiode)
Een door het bureau geïntroduceerde kandidaat die later alsnog in dienst treedt, maakt de volledige fee verschuldigd, ook voor een andere functie.
Vrijwel alle bureaus hanteren een nawerkingsperiode van 12 tot 18 maanden. Neemt de werkgever een geïntroduceerde kandidaat in die periode in dienst, ook via een andere route of voor een andere functie, dan is de volledige fee verschuldigd. Rechters handhaven deze clausules: een werkgever werd veroordeeld tot betaling van €52.350.
Vraag dit aan het bureau: 'Hoe lang geldt de introductie-clausule, en wat zijn de exacte voorwaarden voor kandidaten die via een andere route in dienst treden?'
Garantievoorwaarden en uitsluitingen
De garantie vervalt bij reorganisatie, onbetaalde facturen of als je de functie zelf via andere kanalen invult.
Garantievoorwaarden staan diep in de algemene voorwaarden. De garantie geldt doorgaans alleen als alle facturen volledig zijn betaald, vervalt bij reorganisatie of overname, en geldt niet als de werkgever de functie zelf invult. Vraag alle uitsluitingsgronden op vóór ondertekening.
Vraag dit aan het bureau: 'Onder welke omstandigheden vervalt de garantieregeling, en kunt u alle uitsluitingsgronden schriftelijk bevestigen in de opdrachtbevestiging?'
Annuleringskosten
Bij intrekking van een exclusieve opdracht na aanvang rekenen bureaus een annuleringsvergoeding die kan oplopen tot 50% van de potentiële fee.
Bij exclusieve opdrachten is de annuleringsvergoeding bij intrekking na aanvang typisch 50% van de potentiële fee, met een minimum van €2.500 tot €5.000. Bij retained opdrachten zijn reeds betaalde retainers doorgaans niet-restitueerbaar.
Vraag dit aan het bureau: 'Wat zijn de annuleringskosten als we de opdracht intrekken na de intake, en onder welke omstandigheden is intrekking kosteloos?'
Kosten buiten de placement fee
Assessments, advertentiekosten en opstartfees zijn niet altijd inbegrepen en kunnen de totale kosten aanzienlijk verhogen.
Assessments en psychologische testen kosten €100 tot €2.500 per kandidaat. Advertentiekosten op jobboards, referentieonderzoek en bij internationale werving ook reis- en verblijfskosten worden soms apart doorbelast. Sommige bureaus rekenen ook een opstartfee van €595 tot €2.000.
Vraag dit aan het bureau: 'Welke kosten vallen buiten de placement fee, en kunt u een volledig overzicht geven van alle mogelijke bijkomende kosten?'
BTW voor niet-BTW-plichtige organisaties
Op W&S-diensten geldt 21% BTW: voor zorg, onderwijs en overheid is dit een echte kostenpost bovenop de nettofee.
W&S-diensten vallen onder het standaard BTW-tarief van 21%. Voor niet-BTW-plichtige organisaties zoals zorginstellingen, onderwijsinstellingen en overheidsorganen is deze BTW niet aftrekbaar en verhoogt de werkelijke kosten met 21% bovenop de nettofee.
Vraag dit aan het bureau: 'Zijn alle genoemde bedragen exclusief BTW, en kunnen jullie bevestigen welk BTW-tarief van toepassing is?'
Dubbele facturatie bij meerdere bureaus
Bij inzet van meerdere bureaus tegelijk riskeert de werkgever dubbele facturatie als twee bureaus dezelfde kandidaat introduceren.
Het bureau dat een kandidaat als eerste heeft geïntroduceerd, heeft recht op de fee. Bij inzet van meerdere bureaus tegelijk is dubbele presentatie van dezelfde kandidaat reëel. Werkgevers die geen introductieregister bijhouden, kunnen geconfronteerd worden met twee facturen voor dezelfde aanstelling.
Vraag dit aan het bureau: 'Hoe gaan jullie om met kandidaten die ook door een ander bureau zijn geïntroduceerd, en wat is jullie beleid bij dubbele presentatie?'